ACT SMART Hướng Đến Văn Phòng Không Giấy

Khi khoa học và công nghệ phát triển, các doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi mọi thứ từ truyền thống sang môi trường số. Đặc biệt, khi nói đến quản lý tài liệu, các doanh nghiệp/tổ chức vẫn đang lưu trữ tài liệu trong kho, thư viện, văn phòng công ty, v.v. sẽ gặp nhiều vấn đề trong việc quản lý tài liệu cứng.

Gần như mọi thứ bạn cần biết khi thực hiện bước đầu tiên hướng tới chuyển đổi số là trở thành văn phòng không giấy.

Các hệ thống dựa trên giấy là gánh nặng chi phí, cản trở quy trình làm việc và gây ra rủi ro bảo mật nghiêm trọng.

Các tổ chức ngày nay vẫn phụ thuộc vào các hệ thống dựa trên giấy, mặc dù đã có các công nghệ để giảm việc sử dụng giấy, tuy nhiên như vậy là chưa đủ và cần nhiều hơn để loại bỏ việc sử dụng và lưu trữ giấy tờ hoàn toàn.

Một nghiên cứu ước tính rằng thời gian lãng phí từ việc xử lý giấy, tiêu tốn của các tổ chức gần 20.000 đô la mỗi năm cho mỗi nhân viên. Nhưng đó chỉ là một nửa của câu chuyện. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về mức độ của vấn đề giấy tờ và mọi thứ doanh nghiệp cần biết để hiện thực văn phòng không giấy và cách nó có thể giúp doanh nghiệp của bạn:

• Nhược điểm của quy trình sử dụng giấy là gì?
• Lợi ích của văn phòng không giấy là gì?
• Làm thế nào tổ chức của bạn có thể trở thành văn phòng không giấy trong vòng chưa đầy 90 ngày?

Hướng dẫn đầy đủ bên dưới sẽ giúp người đọc trả lời các câu hỏi trên, từ đó hướng dẫn doanh nghiệp/tổ chức hiện thực việc chuyển đổi thành văn phòng không giấy.

Văn Phòng Không Giấy - Chiến Lược Chuyển Đổi Số

 Số Hóa Thông Tin Cá Nhân, Thông Tin Doanh Nghiệp. Tại Sao Quan Trọng Với Doanh Nghiệp Trong Kỷ Nguyên Số?

Số hóa thông tin hiện được nhắc đến rất nhiều trong thời đại 4.0 hiện nay, được xem như khởi đầu cho quá trình chuyển đổi số nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lưu trữ thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp, văn bản và hình ảnh.

Với sản phẩm chiến lược là DANH THIẾP ĐIỆN TỬ (miễn phí hoàn toàn). Đây là bước khởi đẩu trong quá trình số hóa Doanh Nghiệp.

 - Số hóa tài liệu là gì?

Thông thường chúng ta luôn lưu trữ những văn bản tài liệu, hợp đồng, hình ảnh bằng giấy dẫn đến việc tốn không gian để bảo quản và lưu kho. Việc lưu trữ tài liệu bằng giấy dễ gây ra thất thoát, hư hỏng và tốn diện tích. Do đó, số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu phổ thông từ giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hình ảnh thành các tài liệu có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và sử dụng trên máy tính.

Cụ thể hơn, giải pháp số hoá tài liệu giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành tài liệu có thể lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm trở nên đơn giản chỉ với “click chuột”. Nhờ vậy, các doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.

. Những lý do doanh nghiệp phải số hóa? 

Số hóa (Digitalization) ảnh hưởng đối với cả công ty B2C và B2B. Các công ty phải thích nghi với việc số hóa tài liệu và đặt khách hàng làm trung tâm của việc bán hàng, bởi vì tương lai của mô hình kinh doanh sẽ được quyết định bởi khách hàng cuối cùng.

• Nhu cầu khách hàng gia tăng
• Năng lực mua sắm cao hơn
• Cạnh tranh ngày càng tăng
• Thị trường thay đổi liên tục
• Công nghệ mới

Đó là lý do mà các cơ quan, tổ chức cần tìm đến những đơn vị cung cấp loại hình dịch vụ số hóa tài liệu, nhanh chóng chuyển đổi dữ liệu, nắm bắt được xu thế phát triển của thị trường, đưa doanh nghiệp mình vượt lên đối thủ.

-  Vai trò của số hóa trong doanh nghiệp?

Tìm kiếm từ khóa “apptec.vn”, “chuyển đổi số” và “số hóa tài liệu” trên thanh công cụ tìm kiếm Google, để hiểu thêm về số hóa tài liệu. Đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích quá trình số hóa tài liệu đem lại:

• Nâng cao hiệu quả công việc thông qua việc truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi, thích hợp làm việc từ xa. 
• Tiết kiệm chi phi nhờ việc cắt giảm tài liệu in ấn lưu giữ, bảo quản thủ công khi số hòa tài liệu.
• Việc lưu trữ thông tin tài liệu được bảo đảm an toàn, tránh hư hỏng, thất thoát cho doanh nghiệp.
• Nâng cao năng suất và khả năng tập trung của nhân viên nhờ việc tối ưu hóa quy trình giúp tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng.
• Góp phần bảo vệ môi trường nhờ giảm thiểu lượng rác thải giấy.
• 
  
  
  
  
• Giảm không gian lưu trữ tài liệu, từ đó, giảm chi phí vận hành, quản lý tài liệu doanh nghiệp.
  
  
• Dễ dàng truy suất, tìm kiếm dữ liệu trong quá khứ.
• Đảm bảo tính bảo mật tài liệu. Phân loại tài liệu và cấp quyền cho các phòng ban/ nhân viên có thể truy cập loại tài liệu.
• Đảm bảo tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn, không bị thất lạc, mất cắp hoặc hao tổn do điều kiện môi trường.

Việc số hóa tài liệu đã mang đến cơ hội giúp đo lường và lưu trữ dữ liệu cho việc phát triển những công nghệ mới thành công. Chiến lược số hóa thành công giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm những cách thức mới, tiên tiến hơn để giải quyết những vấn đề mà trước đây không thể xử lý được.

https://apptec.vn

https://danhthiepdientu-apptec.blogspot.com/2024/01/cac-buoc-e-tao-mot-danh-thiep-ien-tu.html

https://danhthiepdientu-apptec.blogspot.com/2024/01/danh-thiep-ien-tuapptecvn-phuong-phap.html